FÜR SIE: Checkliste zur Vorbereitung einer Verfahrensdokumentation

Die besten Gründe, warum Sie Ihren Rechnungseingang automatisieren sollten

Rechnungseingang automatisieen

Das Wort Digitalisierung ist in aller Munde. Vor allem für die Buchhaltung ergeben sich zahlreiche Vorteile.

Sie können den aktuellen Aufwand für vorbereitende Buchführung deutlich reduzieren, wenn Sie bereits kleine Prozesse automatisieren. Sie werden sofort merken, dass Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben.  Und wenn Sie weniger Zeit für Dinge wie Kontoauszüge, Unterlagen und Kopieren, Scannen oder Ablegen von Unterlagen aufwenden müssen, dann ist doch schon viel gewonnen.

Was versteht man unter einem automatisierten Rechnungseingang?

Alle Rechnungen befinden sich an einem Ort

Ein automatisierter Rechnungseingang bedeutet, dass alle relevanten Belege, an einem Ort ankommen.

Ob Rechnungen von Lieferanten per E-Mail, monatliche Kostenrechnungen aus Portalen, oder Bar-Quittungen. Alle Belege befinden sich an einem Ort. Das „Einsammeln“ sollte unbedingt automatisiert erfolgen, damit Sie kaum noch Zeit investieren müssen, um diese Belege vollständig zu haben.

Welche Vorteile hat man, wenn man seinen Rechnungseingang automatisieren lässt?

Kein Suchen mehr und keine zeitaufwendige Ablage

Alle Belege befinden sich an einem Ort. Kein Suchen in Ordnern, keine vollen Ablage-Systeme, die man bearbeiten muss. Einfach anmelden und alles ansehen oder mit der Suchfunktion rasch die gewünschte Rechnung finden.

Mehr Überblick mit einem Klick

Mehr Übersichtlichkeit. Ob bei Lieferanten oder auch Kunden, sie sehen auf einem Blick, wie der Stand ist. Wie viel Umsatz habe ich mit dem Kunden gemacht. Es sind eventuell noch Rechnungen offen. Oder wann sind meine Rechnungen von Lieferanten fällig?

Bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Eine verbesserte und sichere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dadurch dass Sie Rechnungen nicht mehr händisch zusammenstellen müssen, können diese immer zeitnah an den Steuerberater übertragen werden. Die Belege werden digital und sicher übertragen und der Steuerberater kann diese dann zeitnah bearbeiten. Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil. Zum Beispiel bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung – diese ist dann vollständig gemäß Ihren Belegen und beinhaltet nicht nur bezahlte Rechnungen, weil Sie die anderen ihm gar nicht zur Verfügung stellen. 

Es fallen auch keine Fahrten zum Austausch des Pendelordners mehr an.

Mehr Sicherheit und Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben

Mehr Sicherheit bei der Aufbewahrung der Belege. Sie gesetzlichen Vorschriften sind vielfältig und meistens mit einer analogen Arbeitsweise kaum einzuhalten. Oder heben Sie immer jede E-Mail, die eine Rechnung enthält, auf? Mit einem automatisierten Rechnungseingang ist sowohl die Speicherung der Dokumente sichergestellt, als auch die Aufbewahrung der E-Mail und Eingang im System.

Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft oder was Ihnen wichtig ist

Sie müssen deutlich weniger Zeit für Ihre Buchhaltung aufwenden und haben vollständige Unterlagen. Sie können sich einfach um das kümmern, was Ihnen wichtig ist.

Welche Kosten fallen an?

Das richtet sich nach der Anzahl Ihrer monatlichen Belege und nach der eingesetzten Software.

Es gibt immer eine feste Monatsgebühr. In dieser sind immer eine bestimmte Anzahl von Belegen enthalten. Ein Beispiel für 50 Belege/Monat zahlen Sie 11,00 Euro, für 250 Belege/Monat 25,00 Euro.

Wenn Sie Ihren eigenen Stundensatz betrachten und die Stunden, welche Sie jeden Monat für Buchhaltung aufwenden, sollte das sicher ein sehr gerechter Preis sein.

Fazit

Mit einem automatisierten Rechnungseingang werden Sie Zeit und Kosten sparen. Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und haben jederzeit einen Überblick über ihre Rechnungen.

Wollen Sie Ihren Rechnungseingang automatisieren oder haben Fragen?

Vereinbaren Sie hier ein gerne ein kostenfreies Erstgespräch und wir zeigen Ihnen, wie Sie mit unserer Hilfe die Umstellung auf digitale Buchhaltung schaffen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie dadurch sparen und wie sicher die Abläufe rund um die Buchführung werden.

Ich bin Dörte

Hallo, ich bin Dörte

Als Expertin für digitale Finanzbuchhaltung und Kanzleimanagement helfe ich Handwerkern ihre vorbereitende Buchführung einfach, digital und sicher zu gestalten und dabei sehr viel Zeit zu sparen.  

Belege im Handwerk

Digitale Belege

Bedeutet das alle Belege digital erstellt und auch digital bearbeitet werden.  

Auch die Weitergabe an den Steuerberater erfolgt in elektronischer Form, sicher und verschlüsselt.

Dokumentieren

Verfahrensdokumentation

Für die Bearbeitung der Belege werden bestimmte „Online-Werkzeuge“ eingesetzt. In der Dokumentation wird genau beschrieben, wer was macht und wie es weiter verarbeitet wird.