FÜR SIE: Checkliste zur Vorbereitung einer Verfahrensdokumentation

5 Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Viele Unternehmer haben das Gefühl, dass so eine Verfahrensdokumentation wieder nur ein zusätzlicher Aufwand seitens der Behörden und des Finanzamtes ist.

Wenn man aber mal genauer hinsieht, könnte es auch eine deutliche Vereinfachung bedeuten. Vorausgesetzt man erstellt die Verfahrensdokumentation einmal.

Folgende Aussagen sind unter anderem in den GOBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­-Zu­griff) enthalten:

  • Die Verfahrensdokumentation ist gemäß Rz. 160 GoBD vorlagepflichtig.
  • Sie muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden (Rz. 35 GoBD).

Das ist ziemlich deutlich und wenn man sich die Bearbeitung der vorbereitenden Buchführung gerne vereinfachen möchte, kommt man um eine Verfahrensdokumentation nicht drum herum.

5  Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Sicherheit bei Betriebsprüfungen

Wenn Sie bei einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorlegen, sind sie formell schon erstmal auf der sicheren Seite. Der Prüfer kann die Buchführung nicht einfach so verwerfen, sondern muss sich mit der Dokumentation ihrer Prozesse beschäftigen und wird einige Sachverhalten zu Buchungen bei Ihrem Steuerberater nachfragen. Sie sind geschützt vor Hinzuschätzungen, welche bis zu 10% des Jahresumsatzes betragen können.

Wir reden hier nicht von 10 % vom Gewinn, sondern 10% vom Umsatz.

Da der Zeitraum einer Betriebsprüfung meistens 4 Jahre beträgt, dürfen Sie jetzt gerne selber rechnen, über welche Summe wir jetzt reden.

Jahresumsatz * 10 % * 4  =     ?

Zeitaufwendige Prozesse können verbessert werden

Wenn eine Verfahrensdokumentation erstellt wird, müssen einmal alle ihre Prozesse und Arbeitsschritte rund um Ihre steuerlichen Belege erfasst werden.

Wenn Sie bestimmte Sachen schon seit vielen Jahren gleich machen, kann es sein, dass Sie gar nicht merken, dass Sie Dinge doppelt oder umständlich machen. Die Dokumentation der Bearbeitung entlarvt solche Sachen rasch.

Wenn Sie das im Zuge einer Umstellung auf digitale Belege machen, werden Sie anschließend auch GOBD konforme Programme nutzen und ihre Vorarbeiten reduzieren sich merklich.

Wenn dann gleich alles einmal dokumentiert ist, haben Sie das Problem für immer erledigt.

Dokumentiert, Checkliste

Schneller Überblick über Hardware und Software

Neben den Arbeitsschritten wird auch die eingesetzte Soft- und Hardware dokumentiert. Das klingt jetzt vielleicht etwas übertrieben, weil sie nicht viel dazu benötigen, aber sie haben schnell den Überblick was im Einsatz ist, und auch wie „alt“ etwas ist. Und welche Mitarbeiter welche Geräte nutzen etc.

Wer? Wie?, Was?

Gut gemacht bekommt man hier leicht erfassbare Übersichten und muss nicht lange Texte lesen. Somit ist es auch bei Krankheit oder Mitarbeiter Wechsel schnell möglich die Sachen zu übergeben.

Oder falls Sie alles allein machen, können Sie viel leichter die Aufgaben an jemanden übertragen.

Übersicht

Perfekte Anleitung für den Zeitraum der Umstellung

Sollten Sie die Verfahrensdokumentation zeitgleich mit der Umstellung auf eine digitale Bearbeitung erstellen, ist es die perfekte Anleitung für den Übergang, um sich an die neuen Bearbeitungsschritte zu gewöhnen.

Falls sie bereits digitale Werkzeuge nutzen, ist es trotzdem hilfreich, weil alles notiert ist und man nicht immer alles im Kopf haben muss. 

FAZIT

Einmal erstellt immer nutzbar. Betriebsprüfungen müssen auch nicht mehr ein unbehagliches Gefühl auslösen. Sie wissen, dass Sie GOBD konform ihre Belege bearbeiten und müssen sich hier keine Gedanken mehr machen.

Für steuerliche Sachverhalte haben Sie Ihren Steuerberater an Ihrer Seite.

Sie können sich somit voll und ganz um Ihre Kunden kümmern. Das andere läuft. 😊

Gerne übernimmt Fair Dok die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Dokumentation

Ich bin Dörte

Hallo, ich bin Dörte

Als Expertin für digitale Finanzbuchhaltung und Kanzleimanagement helfe ich Handwerkern ihre vorbereitende Buchführung einfach, digital und sicher zu gestalten und dabei sehr viel Zeit zu sparen.  

Belege im Handwerk

Digitale Belege

Bedeutet das alle Belege digital erstellt und auch digital bearbeitet werden.  

Auch die Weitergabe an den Steuerberater erfolgt in elektronischer Form, sicher und verschlüsselt.

Dokumentieren

Verfahrensdokumentation

Für die Bearbeitung der Belege werden bestimmte „Online-Werkzeuge“ eingesetzt. In der Dokumentation wird genau beschrieben, wer was macht und wie es weiter verarbeitet wird.